Quick Guide Adempiere

PRODUCT

Product yang dimaksud disini adalah barang/jasa yang dijual, dibeli maupun diproduksi.

Untuk membuat Product baru, klik Material Management|Material Management Rules|Product
Klik New Record

Isi informasi Product pada kolom-kolom tersebut. Informasi kolom adalah sbb:

Search Key                          : Kode Barang

Name                                    : Nama Barang

Product Category             : Kategory Barang

Klik tombol save untuk menyimpan Product.

Klik tab Price untuk mengisi harga beli/jual.

Pilih Price List Version, kemudian isi List Price, Standard Price, dan Limit Price.

PRICE LIST

Supaya sebuah product dapat dijual maupun dibeli, product tersebut harus memiliki harga (jual/beli).

Klik Material Management|Material Management Rules|Price List

Pilih H. Beli untuk membuat harga beli dan H. Jual untuk membuat harga jual. Setelah dipilih, klik Version untuk memilih versi harga maupun membuat versi baru.

Setelah itu klik Product Price untuk memasukan harga product.

Klik New Record,

Kemudian klik Tombol product. Maka akan tampil jendela untuk memilih product. Kosongkan Pricelist Version, kemudian klik Requery. Beri tanda centang pada kotak paling atas untuk memilih semua product.  Kemudian klik tanda centang dibawah kanan.

Product yang Anda pilih akan dimasukan pada Product Price, dari sini Anda tinggal memasukan harga product. Ada 3 harga yang perlu diisi, yaitu List Price, Standart Price, dan Limit Price

BUSINESS PARTNER

Business partner adalah pihak lain di luar perusahaan, contohnya adalah pelanggan dan pemasok. Klik Partner Relations|Business partner Rules|Business partner. Klik New Record untuk membuat Business partner Baru.

Masukan informasi Business partner tersebut. Kalau business partner tersebut adalah pelanggan, klik Customer dan beri tanda centang pada Customer. Pilih price list untuk business partner tersebut. Kemudia klik tombol save untuk menyimpan. Sama halnya dengan pemasok, jika business partner yang kita buat adalah pemasok, klik tab vendor, kemudian beri tanda centang pada vendor dan pilih price list untuk pemasok tersebut.

PEMBELIAN

Alur pembelian adalah sbb:

Purchase Order adalah aktivitas memesan barang kepada supplier.

Materia Receipt merupakan aktivitas penerimaan barang dari supplier.

Purchase Invoice merukapan aktivitas penerimaan invoice dari supplier atas barang yang kita terima.

Purchase Order

Klik Requisition to Invoice|Purchase Order untuk membuat PO.

Isikan informasi PO sesuai dengan contoh diatas. Tulisan berwarna merah dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi. Klik PO Line untuk memasukan product yang kita order.

Klik tombol product untuk memilih Product yang akan kita pesan. Kemudian masukan quantity. Harga beli sudah otomatis terisi karna sudah kita set melalui harga beli. Klik tombol New Record untuk menambahkan product lagi.

Setelah semua product sudah selesai dimasukan, klik Purchase Order. Kemudian klik tombol Complete. Periksa kembali PO yang Anda buat, karena setelah PO tersebut complete, PO tidak dapat dihapus.

Klik tombol print untuk mencetak PO.

Material Receipt

Klik Requisition to Invoice|Material Receipt untuk membuat Material Receipt.

Isi informasi material receipt seperti contoh diatas, kemudian klik create lines from. Artinya kita menerima barang berdasarkan PO yang sudah kita buat sebelumnya.

Klik Purchase Order dan pilih PO yang tadi kita buat. Maka ditampilkan daftar barang yang kita pesan. Beri tanda centang barang yang kita terima, kemudian klik tanda centang dibawah kanan.

Setelah selesai, klik tombol complete. Maka stok barang akan bertambah sesuai dengan penerimaan tersebut.

Purchase Invoice

Klik Requisition to Invoice|Invoice (Vendor) untuk membuat Purchase Invoice.

Isi informasi invoice seperti contoh diatas, kemudian klik create lines from untuk memilih material receipt yang tadi kita buat.

Pilih Receipt yang tadi kita buat, maka akan ditampilkan daftar barang yang kita terima. Beri tanda centang kemudian klik tanda centang di bawah kanan. Kemudian klik tombol complete jika sudah selesai.

Proses pembelian sudah selesai, selanjutnya tinggal melakukan pembayaran atas invoice tersebut.

PENJUALAN

Alur penjualan adalah sbb:

 

Sales Order aktivitas pencatatan pesanan pelanggan.

Shipment adalah aktivitas pencatatan pengiriman barang ke pelanggan

Invoice (Customer) adalah aktivitas pencatatan Invoice ke pelanggan

Klik Quote-to-Invoice|Sales Order|Sales Order untuk membuat Sales Order.

Isi informasi Sales Order sesuai dengan contoh diatas. Pilih Target Document Type POS Order untuk penjualan tunai, sedangkan untuk penjualan kredit pilih Credit Order. Dengan memilih POS Order maka System akan otomatis membuat Shipment, Invoice dan Cash Journal saat Sales Order di-Complete. Sedangkan pada Credit Order system hanya membuat Shipment dan invoice saja.

 Klik Order Line untuk memasukan product yang dipesan.

Ketik nama barang atau klik tombol product untuk mencari barang.

Masukan quantity dan harga jual. Setelah selesai klik Order dan klik Complete. Maka system akan membuat Shipment, Invoice dan Cash Journal secara otomatis.

Setting Remote Desktop supaya bisa diakses via internet

Berikut ada langkah-langkah cara setting Remote Desktop supaya bisa diakses via internet.

1. Enabled Remote Desktop pada komputer server. Buka System Properties dan pilih tab Remote. Kemudian klik Allow connections from conputers running any versions of remote desktop.
   
2. Set IP address static pada komputer server.
   
3. Test Remote Desktop via jaringan lokal. Pastikan bahwa komputer server sudah bisa diakses via jaringan lokal menggunakan remote desktop connection. Jika gagal, cek setting firewall dan tambahkan eksepsi Remote Desktop.
   
4. Setting Port Forwarding pada modem. Pada contoh kali ini saya menggunakan modem D-link DSL-2750E. Buka menu configurasi modem dari web browser. Pilih tab Advance dan klik Port Forwarding. Tambahkan port TCP 3389 dan masukan IP server remote desktop.
   
5. Test Remote Desktop via internet. Cek IP publik dari komputer server. Dari web browser buka address http://whatismyipaddress.com. Maka akan ditampilkan IP Publik komputer server. Coba buka Remote Desktop dari komputer lain yang terhubung dengan internet. Dan masukan IP Publik tersebut.
   
6. Setting Dynamic DNS. Untuk Anda yang memiliki koneksi internet dengan IP Dynamic, maka IP publik server pasti akan berubah-ubah. Sehingga setiap kali kita mau meng-akses server, kita harus cek terlebih dahulu IP publiknya. Untuk itu kita menggunakan Dynamic DNS supaya kita tidak perlu menggunakan IP publik.
   

Setelah langkah-langkah diatas telah Anda ikuti, maka Anda sudah dapat meng-akses remote dekstop via internet. Selamat mencoba.

Import Transaksi Accurate 4 Dari File Excel

Saat ini di Accurate4 memang belum disediakan fitur untuk import transaksi dari file excel. File excel yang bisa diimport hanyalah file master data seperti daftar akun, daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar barang & jasa, dan daftar aktiva tetap.

Data transaksi hanya bisa diimport melalui menu Berkas/Expor Impor Transaksi. Format file yang dapat diimport adalah Extensible Markup Language (.xml).

Untuk dapat mengimport transaksi dari file excel ke dalam Accurate4, file excel tersebut harus diubah menjadi format xml.

Kita membutuhkan software tambahan untuk mengubah file excel tersebut ke xml. Salah satu software tersebut adalah Talend Open Studio.

Talend Open Studio bisa didownload gratis disini.

Install Talend Open Studio dan buat sebuah job baru.

Berikut ini adalah contoh job untuk mengubah file excel menjadi xml.

Klik tFileInputExcel untuk setting file excel yang akan diubah menjadi xml. Masukan nama file excel dan pilih sheet yang akan di transform.

Klik tAdvanceFileOutputXML untuk setting output xml.

Klik Configure Xml Tree untuk setting format output xml.

Linker source merupakan kolom sumber yaitu dari excel yang akan kita transform. Sedangkan Linker Target merupakan format accurate xml yang akan dihasilkan (output). Untuk melihat format accurate xml bisa didapat dengan meng-export satu transaksi dari Accurate. Berikut adalah contoh accurate xml untuk transaksi pembayaran.

Dibawah ini adalah contoh file xls yang akan kita ubah menjadi accurate xml.

Setelah semua setting selesai dan file xls sudah siap, kita tinggal menjalankan proses transform.

Klik tab Run (Job Transform), kemudian klik Run. Perhatikan gambar dibawah ini.

Setelah selesai, maka Talend memberikan informasi berapa row yang berhasil di transform. Jika gagal, maka talend memberikan informasi pada log dengan tulisan berwarna merah.

Berikut adalah file xml yang dihasilkan oleh talend.

Selanjutnya file tersebut akan kita import ke Accurate.
Dari program Accurate, klik berkas, export import transaksi. Kemudian klik import data.

Setelah selesai, maka Accurate akan memberikan informasi berapa transaksi yang berhasil diimport dan berapa yang gagal. Transaksi yang gagal dan penyebabnya bisa dilihat di history.

Lihat transaksi pembayaran di Accurate dari menu Daftar, Kas/Bank, Pembayaran. Maka akan kita lihat 5 transaksi dari excel yang berhasil kita import.

Format xml setiap transaksi berbeda-beda, karna kolom setiap transaksi berbeda. Untuk itu perlu dibuat satu job untuk satu tipe transaksi Accurate.

Semoga informasi ini bermanfaat. Selamat mencoba.

Accurate 4 Untuk Restoran

Accurate 4 dapat bermanfaat untuk manajemen sebuah resto. Terutama dalam menghasilkan laporan akuntansi dan kontrol persediaan.
Berikut adalah langkah-langkah dan persiapan yang perlu dilakukan.

1. Buat daftar persediaan yang berisi bahan baku (bahan mentah).
2. Buat item Group untuk barang jadi. Masukan bahan baku yang dibutuhkan untuk item jadi tersebut.
3. Saat terjadi penjualan, maka bahan baku tersebut akan otomatis berkurang.
4. Lakukan stock opname untuk membandingkan pemakaian bahan baku berdasarkan standar terhadap aktual, kemudian buat Penyesuaian persediaan.

CPSSoft juga telah merelease software RENE2. Yaitu software point of sale yang kompatible dengan Accurate4. Sehingga dapat membantu proses penjualan agar lebih cepat dan lebih mudah. Selain itu, penjualan dari RENE2 dapat langsung diimport ke Accurate4 baik online maupun offline sehingga tidak perlu lagi melakukan input data penjualan pada Accurate4.

RENE2 juga sudah didesign untuk memenuhi kebutuhan Restoran. Didalamnya terdapat fitur table management, delivery dan order management.