Memilih Software Accounting

Banyak sekali software accounting yang beredar saat ini. Baik dari dalam maupun luar negri.
Bagi pengusaha kecil yang awam mengenai software accounting, tentunya menentukan software mana yang akan diterapkan diperusahaannya adalah hal sulit.

Bahkan bagi saya sendiri yang sudah berpengalaman bertahun-tahun dalam implementasi software accounting, memilih software accounting bukan hal mudah. Saat ini banyak bermunculan software-software accounting baru, dan diperkirakan akan terus bertambah seiring berkembangnya teknologi komputer dan programming.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

1. Biaya Vs Budget

Biaya yang dimaksud bukan hanya biaya pengadaan software, tapi perlu dihitung juga biaya implementasi dan biaya kepemilikan (cost of ownership).
Berbeda dengan membeli baju atau sepatu, biasanya harga yang lebih mahal berarti kualitas lebih baik.
Hal ini tidak berlaku dalam dunia software, dimana software gratis (free opensource) bisa lebih baik dari software berbayar.
Pelajari Pricing yang ditawarkan. Banyak software dijual dengan harga per user atau per PC.
Anda juga perlu mengetahui biaya-biaya lain seperti biaya maintenance, upgrade atau biaya perbaikan bugs jika ada error.

Setelah harga software, Anda juga perlu menghitung biaya implementasi software. Implementasi software membutuhkan banyak sumber daya, baik waktu maupun uang. Beberapa biaya yang perlu disiapkan antara lain:

• Biaya lembur karyawan selama implementasi. Selama proses implementasi, tentunya kegiatan sehari-hari perusahaan tetap berjalan. Sehingga workload karyawan bertambah dengan adanya kegiatan implementasi seperti pengumpulan data, training, konsultasi, dll.
• Biaya merekrut karyawan baru (kontrak) selama implementasi. Selain melemburkan karyawan, perusahaan dapat juga merekrut karyawan kontrak untuk membantu mempercepat proses implementasi. Misalnya untuk merekap data.
• Biaya incentive/bonus. Sebaiknya perusahaan memberikan insentif kepada karyawan yang terlibat dalam implementasi untuk memotivasi karyawan supaya turut serta berupaya mensukseskan implementasi.

Hitung dengan baik berapa kemampuan perusahaan Anda sebelum membeli software accounting. Jangan sampai proses implementasi software terhenti di tengah jalan.

2. Luangkan waktu untuk mencoba beberapa software.

Download versi demo/trialnya. Kemudian install dan coba explorasi. Jangan membeli software yang tidak ada versi trial atau demonya. Walaupun software tersebut sudah punya nama baik. Jika ada kendala saat trial, hubungi tim support nya. Evaluasi respon dari tim support. Software yang baik tidak akan berguna tanpa didukung oleh tim support yang baik.

3. Minta rekomendasi dari relasi. Biasanya sesama pengusaha saling berbagi pengalaman mengenai software yang digunakan. Rekomendasi dari relasi Anda tentu akan sangat bermanfaat, namun bukan berarti Anda bisa langsung membeli dan menggunakan software tersebut. Karena software yang baik untuk relasi Anda belum tentu baik (cocok) untuk Anda.

4. Training dahulu sebelum membeli.

Banyak sekali klien saya yang membeli software terlebih dahulu baru kemudian melakukan training. Sebenarnya lebih baik training dilakukan terlebih dahulu sebelum membeli lisensi. Bisa saja setelah dilakukan training, ternyata software tersebut tidak cocok untuk Anda.

Demikian tips yang bisa saya sampaikan. Semoga bermanfaat.